Datenschutzerklärung Bewerbersystem

1. Allgemeines

Dieses Bewerbersystem wird von der Joyn GmbH, Ridlerstraße 57, 80339 München, Registernummer HRB 235362 betrieben. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Online-Bewerbungsprozess ist die Joyn GmbH. Bei Fragen zu unserem Online-Bewerbungsverfahren erreichen Sie uns unter jobs@joyn.de.

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen persönlichen Daten bei Joyn GmbH umgehen.

2. Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht mehr mit Ihrer Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.

3. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten

3.1. Bewerbung

Wenn Sie sich für eine offene Stelle oder initiativ über das Bewerbungssystem auf unserer Website bewerben, übermitteln Sie freiwillig personenbezogene Daten und Informationen (Vorname, Name, E- Mail-Adresse, Telefonnummer, sowie etwaige Anhänge wie Lebenslauf, Anschreiben etc.). Um die Bewerbung bearbeiten zu können, benötigen wir die zuvor genannten Angaben. Zusätzlich haben Sie freiwillig die Möglichkeit weitere Angaben zu machen.

Für unser Bewerbermanagement nutzen wir die Dienste von Lever, Inc., 155 5th St, San Francisco, CA 94103, USA ("Lever"). Der Einsatz der Software ermöglicht es ein effektives und systematisches Bewerbungsverfahren, von welchem auch die Bewerber durch schnelle Rückmeldung profitieren, abzubilden. Hierfür werden sowohl integrierte ATS- und CRM-Funktionen genutzt. Die Daten werden dabei in Datenzentren innerhalb der EU verarbeitet.

Mit Lever haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO sowie ergänzende EU-Standardvertragklauseln abgeschlossen. Weitere Informationen zu Lever und die Datenschutzerklärung von Lever finden Sie unter hier.

Weiterhin können wir auf potenzielle Bewerber, die für eine offene Stelle bei uns in Frage kommen, von einer Personalvermittlungsfirma auf aufmerksam gemacht. Die Daten werden von der Personalvermittlungsfirma erhoben und wir bekommen diese Daten zum Zweck der Stellenbesetzung zur Verfügung gestellt. Wir arbeiten hierfür mit Scede Ltd, Cambridge House, 16 High Street, Essex, United Kingdom, CB10 1AX (“Scede”) zusammen. Scede kann persönliche Daten über Sie von verschiedenen Drittparteien erhalten, hierzu zählen:

- Identitäts-, Kontakt- und Profildaten von Dritten und öffentlich zugänglichen Quellen wie z. B. Jobbörsen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf CV Library, CW Jobs, Jobsite, Reed, Total Jobs, Monster, Indeed);

- Social-Media-Konten;

- Konten für Geschäftsnetzwerke, einschließlich, aber nicht beschränkt auf LinkedIn und GitHub.

Weitere Informationen zu Scede und die Datenschutzerklärung von Scede finden Sie unter hier.

Diese übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank von Lever gespeichert.

Sofern Sie eine Initiativbewerbung direkt per E-Mail an jobs@joyn.de versenden, hängt die Verschlüsselung von Ihrem E-Mail Dienstleister ab.

Zweck der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Durchführung Ihres Bewerbungsverfahren und die Entscheidung über die Eingehung eines Arbeitsverhältnisses mit Ihnen. Ihre im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten werden wir daher nur zum Zweck der Abwicklung Ihres Bewerbungsverfahrens verwenden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist bei Bewerbungen auf offene Stellen sowie für Initiativbewerbungen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. Bei der Aufnahme in den Talent-Pool stützen wir uns auf deine erteilte Einwilligung und somit auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

3.2. Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses

Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten. Dies erfolgt, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

4. Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten mit Erhalt Ihrer Bewerbung. Sofern wir Ihre Bewerbung annehmen und es zu einem Beschäftigungsverhältnis kommt, speichern wir Ihre Bewerberdaten solange diese für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind und soweit gesetzliche Regelungen eine Pflicht zur Aufbewahrung begründen. Sofern wir Ihre Bewerbung ablehnen, speichern wir Ihre Bewerberdaten längstens drei Monate nach der Ablehnung Ihrer Bewerbung, es sei denn Sie erteilen uns Ihre Einwilligung zu einer längeren Speicherung.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten automatisch anonymisiert. Diese anonymen Daten nutzen wir dann nur noch für statistische Auswertungen (beispielsweise Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum).

5. Weitergabe von personenbezogenen Daten

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziff. 3 dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Im Übrigen werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet, dies insbesondere durch Hostprovider oder Anbieter von Bewerbermanagementsystemen. Sofern eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt, erfolgt dies ausschließlich unter den strengen gesetzlichen Vorgaben.

Eine sonstige Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur dann, wenn die Joyn GmbH hierzu gesetzlich verpflichtet ist oder wenn es im Falle eines Missbrauchs oder der Aufklärung erforderlich ist. Hierzu bedarf es jedoch konkreter Anhaltspunkte für ein rechtswidriges oder missbräuchliches Verhalten. Auf Anordnung einer zuständigen Stelle dürfen wir im Einzelfall Auskunft über diese Daten (Bestandsdaten) erteilen, insbesondere für die Zwecke der Strafverfolgung.

6. Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

Sowohl wir als Unternehmen, etwaige Mitarbeiter, welche im Bewerbungsprozess involviert sind, sowie eingebundene Drittunternehmen sind dazu angewiesen, geeignete organisatorische und technische Maßnahmen zu treffen, um persönliche Daten vor Missbrauch, unberechtigter Veröffentlichung und Verlust zu schützen. Diese Maßnahmen genügen mindestens den Anforderungen des § 32 DSGVO sowie § 9 BDSG bzw. § 64 BDSG.

7. Ihre Rechte

Ihnen steht jederzeit das Recht zu, Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu verlangen. Wir werden Ihnen im Rahmen der Auskunftserteilung die Datenverarbeitung erläutern und eine Übersicht der über deine Person gespeicherten Daten zur Verfügung stellen. Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht, diese Daten berichtigen zu lassen.

Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften ausnahmsweise nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, so dass sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten außerdem einschränken lassen, z. B. wenn Sie der Auffassung sind, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind. Ihnen steht auch das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d. h. dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der uns bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.

Um Ihre hier beschriebenen Rechte geltenden zu machen, können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

Sie haben schließlich das Recht sich bei der für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Bayern ist die zuständige Aufsichtsbehörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Postfach 606, 91511 Ansbach.

8. Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Sie haben gem. Artikel 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. So können Sie die weitere Speicherung in unserem Talent Pool unterbinden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen.

Wenden Sie sich bitte mit einer formlosen Mitteilung an die an die oben genannten Kontaktdaten, um Ihr Widerrufs- oder Widerspruchsrecht auszuüben.

9. Fragen und Anregungen

Wenn Sie Fragen zu unseren Hinweisen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder eines Ihrer Rechte geltend machen möchten, können Sie sich jederzeit an uns als verantwortliche Stelle wenden:

Joyn GmbH Ridlerstraße 57

80339 München
E-Mail: datenschutz@joyn.de

10. Gültigkeit und Änderungen der Datenschutzbestimmungen für das Bewerbersystem

Die Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert vom April 2021. Durch die Weiterentwicklung unseres Bewerbungsprozesses oder die Implementierung neuer Funktionen oder Technologien kann es notwendig werden, diese Datenschutzbestimmungen zu ändern. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.